Videoconferència de Microsoft Teams al campus virtual

Videoconferència de Microsoft Teams al campus virtual

Aquesta eina del campus virtual permet crear noves sessions de classe per videoconferència a Microsoft Teams en una data i hora específica.

Programar una sessió de videoconfèrencia

Quan programes una sessió, pots especificar el nom i la descripció de la sessió, indicar si vols afegir altres professors com a co-organitzadors de la sessió, decidir si vols que l’esdeveniment aparegui al calendari de l’assignatura del campus virtual i enviar notificacions als membres de l’espai del campus anunciant la reunió.

També pots indicar si vols que aquesta reunió només sigui llistada per a un grup concret de l’espai de l’assignatura.

Accedir a la sessió (reunió)

Important: Preparació per a les Reunions de Videoconferència

Abans d’accedir a una reunió de videoconferència, és molt important que tinguis instal·lada l’aplicació d’escriptori o l’app de Microsoft Teams i que iniciïs sessió amb el teu compte de la UdL. Això garantirà que puguis accedir a totes les funcionalitats de la reunió sense problemes tècnics i que la teva participació sigui reconeguda correctament pel sistema.

Per accedir a la reunió feu click al botó “Afegir-se a la reunió”. Aquest botó estarà disponible dins l’horari indicat a la configuració de la sessió.

Captura de pantalla 2024-09-29 a les 15.44.52.png

Si l’aplicació de Microsoft Teams està iniciada i us heu autenticat amb el compte de la UdL, us apareixerà la pantalla de configuració d’àudio i vídeo.

Captura de pantalla 2024-09-29 a les 16.00.26.png

En alguns casos, si no heu iniciat la sessió, des del navegador us preguntarà per obrir la sessió mitjançant l’aplicació o el Navegador. Tot i que amb les dues opcions podreu realitzar la sessió i gestionar-la, des de l’aplicació disposareu de opcions extra i millor experiència d'ús.

 

Captura de pantalla 2024-09-29 a les 15.54.10.png

En algunes ocasions, quan no tenim l’aplicació oberta i/o no disposem de la sessió autenticada, l’aplicació ens pot demanar autenticar-nos i acabar obrint l’aplicació de Teams, però sense portar-nos a la sessió. En aquests casos haurem de tornar a prémer el botó “Afegir-se a la sessió”.

Gestionar les opcions de la sessió

Al crear una sessió de videoconferència des del campus virtual, aquesta disposarà d’una configuració predeterminada. El professorat podrà canviar certs comportaments de la sessió, com controlar l’accés, determinar qui pot ser presentador, habilitar reaccions, preguntes i respostes, enregistrament automàtic, etc.

Aquestes opcions també es poden configurar abans de la data de la sessió. Per fer-ho heu d’accedir a la sessió mitjançant l’enllaç que apareix al menú d’opcions d’una sessió del campus virtual, i enganxar-lo a una pestanya nova del navegador. Això permetrà accedir a la sala de la sessió abans de la data estipulada.

 

Captura de pantalla 2024-09-29 a les 16.39.17.png

Feu click en la següent llista per conèixer totes les opcions de configuracions de la sessió.

Opció

Explicació

Opció

Explicació

Seguretat

Qui es pot saltar la sala d'espera?

Defineix qui pot unir-se directament a la reunió sense esperar a ser admès per l’organitzador/a o coorganitzador/a.

Les persones que truquen per telèfon no passen per la sala d'espera

Podem indicar que les persones que s’afegeixin a la reunió via telèfon no hagin de ser admeses per facilitar la seva connectivitat.

Habilita la sala verda

Si heu indicat una o més persones com a presentadores (opció explicada més endavant), podeu habilitar una pantalla prèvia perquè pugui provar els controls de la sessió abans d’entrar.

Àudio i vídeo

Permet el micròfon per als assistents

Deshabilitant aquesta opció, feu que la resta d’assistents no puguin activar el seu micròfon. Només els els organitzadors podran activar-los-hi de forma individual.

Permet la càmera per als assistents

Deshabilitant aquesta opció, feu que la resta d’assistents no puguin activar la seva càmera. Només els els organitzadors podran activar-los-hi de forma individual.

Proporciona els subtítols de la CART

Hi ha diverses maneres d'obtenir subtítols en directe a Teams:

  • Des dels subtítols integrats proporcionats per Teams.

  • Des d'un classificador de traducció en temps real (CART) de Communication Access.

Deixarem aquesta opció sense activar

Interacció

Xat de la reunió

Pots escollir si activar el xat durant la sessió.

Atenció: Només poden participar aquelles persones que hagin iniciat la sessió.

P i R (Preguntes i respostes)

Habilita la secció de preguntes i respostes per als participants de la sessió. Aquesta eina permet disposar d’una interacció més ordenada que la que es pugui fer en el xat.

Permetre reaccions

Habilita o deshabilita les reaccions amb emojis durant la sessió.

Funcions

Anuncia quan les persones marxen per unir-se o sortir-ne

Habilita per fer sonar un to quan algú entra o surt de la sessió.

Trieu els altres organitzadors

Llista d’organitzadors. En aquest cas, si heu activat l’opció de fer a tots els instructors com a coorganitzadors de la sessió al campus virtual, els veureu a tots ells. Podeu retirar-los aquest accés eliminant-los de la llista.

Qui pot presentar

Escolliu quines persones podran presentar. Per exemple: “Tothom”, permetrà compartir pantalla a qualsevol persona que entri a la reunió.

Atenció: L’opció per escollir usuaris específics no funciona en sales creades des del campus virtual.

Habilita la interpretació lingüística

Permet incorporar intèrprets.

Atenció: Aquesta funcionalitat no es pot configurar en sales creades des del campus virtual.

Enregistrament i transcripció

Enregistra-la i transcriu-la automàticament

Habilita l’opció perquè comenci a enregistrar i transcriure automàticament la propera vegada que s’entri a la sessió.

Funcionament i control de la sessió

Els controls principals de la sessió es troben a la barra de la part superior de l’aplicació. A continuació s’enumeren les funcionalitats

Captura de pantalla 2024-09-29 a les 19.11.08.png

Opció

Descripció

Opció

Descripció

1- Estat de la sessió

Marca el temps de la sessió i si aquesta s’està enregistrant, mitjançant un punt vermell.

2- Xat

Mostra o amaga el panell lateral dret del xat.

3- P i R

Mostra o amaga el panell lateral dret de preguntes i respostes.

4- Persones

Mostra o amaga el panell lateral dret amb la llista de persones, des d’on podrem controlar l’accés i interacció dels assistents.

5- Aixeca

Fa l’acció d’aixecar la mà per advertir a la resta d’assistents que volem intervenir en la conversa.

6- Mostra

Permet canviar com visualitzem les finestres dels assistents i presentació de la sessió.

7- Sales

Obrim la funcionalitat per crear i separar els assistents.

8- Aplicacions

Permet buscar i agregar altres aplicacions dins de la sala.

9- Més

Desplega menús amb opcions de configuració i informació extra de la sessió.

10- Càmera

Activa o desactiva la càmera. Prement la fletxa d’aquest botó, ens permetrà accedir a la seva configuració.

11- Micròfon

Activa o desactiva el micròfon. Prement la fletxa d’aquest botó, ens permetrà accedir a la seva configuració.

12- Comparteix

Activa o desactiva la presentació. Aquesta la podrem fer compartint pantalla, o directament documents M365 que permeten més interactivitat.

13 - Surt

Surt de la sessió. Si som organitzadors, prement la fletxa d’aquest botó, ens permet finalitzar la sessió per tothom.

On es desen els enregistraments

Els enregistraments es desaran a l’espai personal de l’organitzador de la sessió al núvol de Microsoft. Podem accedir-hi per editar-lo a través de Microsoft Streams

L’enregistrament també estarà disponible per la seva visualització mitjançant l’eina de videoconferència del campus virtual, accedint a targeta de la sessió → ⁝ → Comprova els enregistraments

Captura de pantalla 2024-09-29 a les 20.00.17.png
  • La caducitat dels vídeos enregistrats és d’un any. Podem canviar la caducitat des de Microsoft Streams.

  • Si s’esborra el vídeo de l’enregistrament des de l’entorn de Microsoft, també deixarà d’estar disponible des de l’eina de campus virtual

Usuaris externs

Tot i que l’accés a la reunió l’iniciem des de l’eina de campus virtual, l’entorn de Microsoft requereix que la persona que hi entra estigui validada per atorgar-li les funcionalitats completes.

Tan si utilitzem l’aplicació com si la versió web de Microsoft Teams, si no tenim la sessió oberta, ens permetrà seguir endavant donant-vos dos opcions: autenticant-vos amb el compte UdL o indicant el nostre nom.

Captura de pantalla 2024-09-30 a les 11.41.15.png

Si no tenim la sessió iniciada:

  • Professorat o administrador de l’espai:

    • No us reconeixerà com a organitzador/a o coorganitzador/a i algú altre us haurà d’admetre a la sessió (si tenim les opcions de sessió configurades de forma predeterminada).

    • No podreu donar accés al personal extern ni atorgar permisos de presentació a una altra persona.

    • No podreu fer servir l’opció de compartir.

    • No podreu iniciar l’enregistrament.

  • Resta de participants

    • No us reconeixerà com a participant i algú altre us haurà d’admetre a la sessió (si tenim les opcions de sessió configurades de forma predeterminada).

    • No podreu participar al xat.

Crear sessions directament al Microsoft Teams

Per cada assignatura (graus i màsters) s’ha creat i sincronitzat un espai d’equip al Microsoft Teams. Aquest el trobareu dins de la llista d’equips de l’aplicació.

Teniu l’opció de crear directament les sessions (reunions) mitjançant l’aplicació, permetent des d’un inici convidar a tots els membres de l’equip (professorat i estudiantat) de l’assignatura.

Properament, explicarem com utilitzar directament la plataforma.